Вчинення нотаріальних дій посадовими особами
органів місцевого самоврядування

Підпунктом 5 пункту «б» частини першої статті 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» від 21.05.1997 № 280/97-ВР, до делегованих повноважень виконавчих органів сільських, селищних, міських рад віднесено вчинення нотаріальних дій з питань, віднесених законом до їх відання.

Відповідно до ст. 37 Закону України «Про нотаріат» від 02.09.1993 № 3425-XII у населених пунктах, де немає нотаріусів, уповноважені на це посадові особи органу місцевого самоврядування вчиняють такі нотаріальні дії:

1) вживають заходів щодо охорони спадкового майна;
2) посвідчують заповіти (крім секретних);
4) засвідчують вірність копій (фотокопій) документів і виписок з них;
5) засвідчують справжність підпису на документах.

Зазначені посадові особи органів місцевого самоврядування не мають права на оформлення документів, призначених для використання за межами державного кордону.

У своїй діяльності посадові особи органу місцевого самоврядування, які вчиняють нотаріальні дії, керуються законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, а на території Республіки Крим, крім того, - законодавством Республіки Крим, наказами Міністра юстиції України, нормативними актами обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.

Згідно частини другої статті 8 Закону України «Про нотаріат» посадові особи органів місцевого самоврядування зобов'язані зберігати нотаріальну таємницю, навіть якщо їх діяльність обмежується наданням правової допомоги чи ознайомленням з документами і дія, що прирівнюється до нотаріальної, не вчинялась.

Відповідно до статті 9 Закону України "Про нотаріат" посадова особа органу місцевого самоврядування, яка вчиняє нотаріальні дії, не має права вчиняти нотаріальні дії на своє ім'я і від свого імені, на ім'я і від імені свого чоловіка чи своєї дружини, їхніх та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер), а також на ім'я та від імені працівників даного органу місцевого самоврядування. Посадові особи органів місцевого самоврядування не мають права вчиняти нотаріальні дії також на ім'я і від імені даного органу місцевого самоврядування. У зазначених випадках нотаріальні дії вчиняються нотаріусом чи у будь-якому іншому органі місцевого самоврядування.

Загальні правила вчинення нотаріальних дій

Нотаріальні дії вчиняються в приміщенні органу місцевого самоврядування. В окремих випадках, коли громадянин не може з'явитися в приміщення органу місцевого самоврядування, нотаріальні дії можуть бути вчинені поза вказаним приміщенням.

У випадку вчинення нотаріальної дій поза приміщенням органу місцевого самоврядування, в посвідчувальному написі на документі вказується місце вчинення нотаріальної дії із зазначенням адреси, а також причини, з якої нотаріальна дія вчиняється поза приміщенням органу місцевого самоврядування.

Нотаріальні дії вчиняються після їх оплати в день подачі всіх необхідних документів.

При вчиненні нотаріальної дії посадові особи органів місцевого самоврядування встановлюють особу, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії за паспортом громадянина України або за іншими документами, що унеможливлюють виникнення будь-яких сумнівів щодо особи громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії.

При посвідченні заповітів та засвідченні справжності підпису на документах посадовою особою органів місцевого самоврядування перевіряється справжність підписів осіб, які звернулись за вчиненням нотаріальної дії.

Під час посвідчення заповіту та засвідчення справжності підпису на документах посадовою особою органів місцевого самоврядування визначається обсяг цивільної дієздатності фізичної особи, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії, у порядку, встановленому статтею 44 Закону України "Про нотаріат". У разі потреби посадовій особі органу місцевого самоврядування надається довідка про те, що особа не страждає на психічний розлад, який може вплинути на її здатність усвідомлювати свої дії та (або) керувати ними.

Відповідно до статті 46 Закону України "Про нотаріат" посадові особи органів місцевого самоврядування, які вчиняють нотаріальні дії, мають право витребувати від фізичних та юридичних осіб відомості й документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії.

Вимоги до документів, що подаються для вчинення нотаріальної дії, визначені статтею 47 Закону України "Про нотаріат". Від так, документи, викладені на двох і більше аркушах, що подаються для вчинення нотаріальної дії, повинні бути прошиті у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення цілісності, а аркуші пронумеровані і скріплені печаткою юридичної особи, яка видала документ. Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, що не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи, які мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережні виправлення, документи, тексти яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також документи, написані олівцем.

У разі виявлення посадовою особою органу місцевого самоврядування, яка вчиняє нотаріальну дію, що нею допущено помилку при вчиненні нотаріальної дії або що вчинена нотаріальна дія не відповідає законодавству, посадова особа органу місцевого самоврядування зобов'язана повідомити про це осіб, стосовно яких вчинено нотаріальну дію, для вжиття заходів щодо скасування зазначеної нотаріальної дії відповідно до законодавства.

Порядок та перелік підстав відмови посадовою особою органу місцевого самоврядування у вчиненні нотаріальної дії визначено статтею 49 Закону України "Про нотаріат".